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焦化厂OA系统公文管理模块的应用
2010年4月14日07:58 奇志科技 市场发展部
 

随着计算机应用技术的快速发展,2004年包钢焦化厂以服务生产为宗旨,引进办公自动化(即:Office Automation。简称OA)系统。主要负责完成厂内公文流转、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。其中,公文管理应用模块作为OA的核心部分,经过反复测试,多次运行,目前已成功地在焦化厂生产管理实践中应用,并发挥着巨大的经济效益。

1 公文管理自动化的创建

由于焦化厂机关与生产作业区、公司职能部室都相距甚远,每天大量的数据、文件、报表、会议纪要等信息需要专人报送,工作起来非常不便。随着网络计算机应用技术的发展,2004年焦化厂投资开发建设了办公自动化OA系统。整个系统包括首页、公文处理、日常工作、通用信息、最新动态、论坛公告六大模块。其中公文处理模块是焦化厂结合工作实际,在总结多年行文管理经验和特点的基础上,按收文、发文、批阅、分办、立卷等公文管理程序设计而成,主要由新建公文、待办公文、办结公文、外来科室办结公文、组合查询5个功能板块组成。

焦化厂文件传阅主要根据上行文、平行文、下行文3种格式确定行文流程和传输路径。其不可篡改性、可追踪性,使办公流程进一步标准化、规范化、科学化。厂部还根据公司党发[2005]14号《关于印发(包钢(集团)公司党政公文处理实施细则)的通知》精神,制作了适合本厂使用的焦厂发、焦党发、焦办、平级请示报告4种公文模板,方便全厂使用,从而为减少办公管理中随意、混乱现象,逐步规范行文格式创造了条件。

2 公文管理自动化的实施

项目前期的协调会是以培训为主、协调为辅,让相关的参与部门及人员了解OA知识、OA系统功能与结构,据此制订适合各部门应用的系统定制方案;项目中期的协调会是以协调为主、培训为辅,以解决程序使用过程中出现的问题为核心,提出问题、分析问题、解决问题;项目后期的协调会是以培训为主协调为辅,完善、优化系统。通过多次的沟通与交流,参与系统建设过程的相关部门责任人已经能较好地掌握系统。尽管公文处理系统的实施要以办公室为主,但在不同职位不同人的眼中,都有自己不同的见解和不同的工作方式,他们提出的宝贵意见和建议帮助新联工程师们更好的理解企业的公文管理方式和流程。在他们的帮助下,立足于焦化厂生产管理实际,专门为焦化厂量身定作的OA公文管理模块诞生了。

3 公文管理自动化的效果

通过一段时间的使用,所有职工都感受到了办公自动化系统带来的优越性,系统功能实用、易于掌握,界面友好,不但具有很好的亲和力,而且让每一个使用者都感觉到这个系统的方便、快捷、高率和实用。同时,让焦化厂的职工更明确了自己的工作职责和内容,提升了员工掌握先进信息技术的热情,调动了积极性,激发了参与意识;避免无效劳动和重复劳动,提升了企业管理水平。

从系统投资回报上看,实行公文自动化管理,人力、物力和财力都得到了很好的优化。人力方面,每天通讯员不用再往返一个多小时跑几十公里路去公司取文件,文书也省去了来文逐一登记、贴附阅批签、用文件夹按序传阅的步骤,这一系列工作完全由计算机自动完全,提高了工作效率;物力方面,使现有资源达到最充分的利用,职工只要在厂内的任何一台电脑上,以自己的用户名进入系统,便可以查看厂内新近信息和文件,及时进行安排和布署,客观上缓解了厂内微机短缺的实际;财力方面,与纸质文件每屋传阅一遍的“串行”方式相比,电子公文可同时发送的“并行”传输方式,大大提升了文件传阅速度,缩短了办文周期,提高了工作效率,还可以有效地避免一文多印的现象,节省纸张,降低办公费用。同时自动化系统的可跟踪性,不但对办公节点人员起到了很好的监督作用,而且还便于文书随时开展文件督办工作,确保文件的有效执行。

4 公文管理自动化的应用

截止到目前,焦化厂公文管理自动化系统已开通整整五年。通过与公司OA系统的使用对比,发现该系统有几处功能无法实现。一是领导批文意见不能实现手写;二是不能自动生成文号;三是电子文件不能加盖公章;四是没有自动归档功能。就其自身,在应用过程中也发现有许多逞待改进的地方。例如,流程的可逆性和灵活性差、带附件功能弱、处于待办和办结之间的文件无法查询等。虽然不影响工作,但在一定程度上增加了工作的出错率,降低了劳动效率。针对这些问题,焦化厂鉴见了公司OA公文管理模块的先进经验,正在着手进行改进。但如何实现公司与厂2套系统的统一融合将是我们今后努力的方向,以实现资源共享最优化、效率最大化。其次,由于焦化厂设计的档案管理系统与公文管理模块是两套系统,故如何实现文书档案的自动管理问题也是当前面临的一个难题。

5 结束语言

焦化厂办公自动化系统实施以来,焦化厂收发文、审批过程简洁了;管理和技术部门都有了一个共享平台,促进大家共同进步;协同的办公平台提高了所有人的工作效率,同时无纸化的办公流程也大大节约了焦化厂的办公成本。实现OA公文管理办公自动化,已成为企业持续和快速发展的必经之路。

信息来源: 比特网

 
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